Воинский учет работников — это не формальная папка, которую достаточно один раз оформить и убрать в шкаф. Для организации это постоянная работа: определить сотрудников, подлежащих учету, проверить их документы, сформировать учетные карточки, своевременно передавать сведения в военный комиссариат, проводить сверки и исполнять поступающие требования об оповещении работников.
После появления Реестра воинского учета и электронных повесток обязанности работодателей не исчезли. Напротив, бумажный и электронный контуры учета постепенно объединяются, а сведения, которыми располагает организация, используются для поддержания государственных информационных ресурсов в актуальном состоянии.
Основными нормативными актами остаются Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, и Инструкция, утвержденная приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. По состоянию на октябрь 2026 года Закон № 53-ФЗ действует в редакции от 04.08.2026, а Положение № 719 — в редакции от 24.03.2026.
Воинский учет организуется не только государственными учреждениями или крупными предприятиями. Обязанности в этой сфере законодательство возлагает на организации, в которых работают граждане, подлежащие воинскому учету.
Размер компании, форма собственности и направление деятельности сами по себе не освобождают работодателя от этой работы. Поэтому вопрос необходимо проверять и небольшому ООО с несколькими сотрудниками, и крупному предприятию с тысячами работников.
Закон № 53-ФЗ прямо предусматривает, что организации и их должностные лица исполняют обязанности по организации и ведению воинского учета в соответствии с федеральным законом и Положением о воинском учете.
При этом индивидуальный предприниматель юридически не является организацией. Нормы Положения № 719 о ведении воинского учета в организациях непосредственно адресованы именно организациям.
Одна из первых задач работодателя — правильно определить круг работников, сведения о которых должны находиться на воинском учете организации.
К ним относятся прежде всего:
- мужчины призывного возраста от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе;
- мужчины, находящиеся в запасе;
- граждане, уволенные с военной службы с зачислением в запас;
- граждане, прошедшие альтернативную гражданскую службу;
- выпускники военных учебных центров и других программ военной подготовки, зачисленные в запас;
- женщины, имеющие военно-учетные специальности.
Не подлежат такому учету, в частности, граждане, освобожденные от исполнения воинской обязанности, проходящие военную службу, женщины без военно-учетной специальности и граждане, постоянно проживающие за пределами Российской Федерации. Полный перечень определяется пунктами 14–15 Положения № 719.
Поэтому считать, что «воинский учет — это только мужчины до 30 лет», неправильно. Призывник и военнообязанный — разные категории. После достижения предельного призывного возраста гражданин обычно не исчезает из системы воинского учета, а находится в запасе на условиях, предусмотренных законом.
Практически работу целесообразно начинать с внутреннего аудита.
Организации необходимо установить, кто из действующих работников относится к призывникам или военнообязанным, имеются ли их документы воинского учета, правильно ли заполнены учетные карточки и направлялись ли сведения о приеме, увольнении и изменении данных.
После этого руководитель определяет сотрудника, ответственного за военно-учетную работу.
Количество работников, занимающихся учетом, зависит не от общей численности персонала, а от числа граждан, состоящих на воинском учете в организации.
При количестве менее 500 таких граждан обязанности может выполнять один работник по совместительству. При численности от 500 до 2 000 предусматривается один освобожденный работник, от 2 000 до 4 000 — два. На каждые последующие 3 000 состоящих на учете предусматривается еще один освобожденный работник. Если таких работников два и более, они объединяются в военно-учетный стол.
Для небольшой компании это означает простую вещь: создавать самостоятельный отдел из-за нескольких военнообязанных сотрудников не требуется. Но назначить ответственное лицо и реально вести учет все равно необходимо.
При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, ответственному сотруднику необходимо определить его военно-учетный статус и проверить соответствующие документы.
Для призывника таким документом является удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе в предусмотренных законом случаях в электронной форме.
Для военнообязанного используются военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, либо справка взамен военного билета.
Работник, отвечающий за учет, проверяет сведения документа, наличие отметок о воинском учете, а при необходимости — мобилизационного предписания и других предусмотренных данных. Одновременно уточняются место жительства или пребывания, образование, должность, структурное подразделение, семейное положение и иные сведения, необходимые для учета.
Задача кадровой службы здесь не сводится к снятию копии военного билета. Работодатель должен понять, к какой категории относится сотрудник, где он состоит на учете и соответствуют ли имеющиеся сведения фактической ситуации.
Основным учетным документом организации является карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, форма № 10.
Она предусмотрена приказом Министра обороны РФ № 700.
Карточка составляется на основании документов воинского учета. В ней отражаются общие сведения о работнике, военно-учетные данные, дополнительные сведения, информация о приеме, переводе и увольнении, а также отметки о проведенных сверках.
Действующая Инструкция предусматривает формирование и ведение карточек как в электронном, так и в бумажном виде. Поэтому перевод кадрового делопроизводства в электронную систему сам по себе не означает, что организация может полностью отказаться от предусмотренного порядка оформления карточек.
Воинский учет работает только тогда, когда сведения обновляются. Именно поэтому законодательство предусматривает для работодателя достаточно короткие сроки.
Прием и увольнение
Если организация принимает на работу либо увольняет гражданина, подлежащего воинскому учету, сведения об этом направляются в соответствующий военный комиссариат и (или) орган местного самоуправления в течение 5 дней.
Для призывников дополнительно предусмотрено их оповещение о необходимости постановки на учет или уточнения сведений, если такая необходимость имеется.
Изменение данных
Если работодателю стало известно об изменении семейного положения, образования, должности, структурного подразделения, места жительства или пребывания либо состояния здоровья гражданина, соответствующие сведения вносятся в документы организации и в течение 5 дней сообщаются в военный комиссариат.
Запрос военкомата
На запрос военного комиссариата или органа местного самоуправления необходимые сведения о состоящих либо обязанных состоять на учете гражданах направляются в двухнедельный срок.
Ошибки и нарушения в документах
Если обнаружены неоговоренные исправления, неточности, признаки подделки, отсутствие листов либо факты неисполнения гражданином обязанностей по воинскому учету, об этом необходимо информировать военный комиссариат в течение 5 рабочих дней со дня выявления.
Именно смешение этих сроков часто становится причиной ошибок. Не каждое действие по воинскому учету имеет один и тот же срок исполнения.
Здесь важно не пользоваться устаревшими памятками.
Ранее от организаций требовали самостоятельно представлять определенные списки граждан мужского пола. После изменений 2023 года соответствующая обязанность была исключена из пункта 32 Положения № 719.
Сейчас сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, организация предоставляет при поступлении соответствующего запроса военного комиссариата, если необходимые сведения невозможно получить в электронной форме из государственных информационных ресурсов.
Минобороны отдельно разъясняло эту ситуацию после изменения законодательства.
Поэтому механически выполнять старые методические памятки без проверки действующей редакции законодательства не следует.
Даже если в течение года никто не увольнялся и не принимался, военно-учетная работа на этом не заканчивается.
Не реже одного раза в год организация должна сверять сведения, содержащиеся в своих учетных документах, с документами воинского учета работников.
Отдельно не реже одного раза в год проводится сверка учетных сведений с соответствующим военным комиссариатом и (или) органом местного самоуправления.
Практический смысл такой проверки очевиден. За год сотрудник может:
- сменить регистрацию;
- получить новое образование;
- изменить семейное положение;
- получить новое воинское звание;
- изменить категорию или иные военно-учетные сведения;
- перейти в другую категорию учета.
Если кадровая база организации и сведения военного комиссариата расходятся, это необходимо выявить до проверки, а не во время нее.
Нет.
Создание Реестра воинского учета позволяет государственным органам получать и сопоставлять сведения из разных информационных систем. Постановка гражданина на учет, снятие с него и изменение отдельных сведений в предусмотренных законом случаях могут осуществляться без личной явки гражданина.
Но автоматизация государственной системы не освобождает организацию от собственной военно-учетной работы.
Положение № 719 по-прежнему обязывает работодателя вести учетные документы, сообщать об изменениях, передавать сведения о приеме и увольнении, проводить сверки и оповещать граждан о вызовах.
Часть сведений организация может передавать в электронном виде. Пункт 32.1 Положения № 719 предусматривает возможность направления определенных сведений через портал государственных услуг с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи и соответствующих средств криптографической защиты.
Таким образом, цифровизация меняет способ обмена информацией, но не отменяет ответственность работодателя за ее содержание и своевременность.
Если военный комиссариат направляет организации вызов или повестку в отношении сотрудника, работодатель не вправе просто положить документ в личное дело.
Организация обязана оповестить гражданина о вызове и обеспечить ему возможность своевременно явиться в указанное место. Это относится в том числе к повесткам, поступившим в электронной форме.
На практике организации целесообразно документировать действия по оповещению: когда поступила информация, кому передана, каким способом сотрудник был уведомлен и какие действия предпринимались ответственным лицом.
Это особенно важно потому, что ответственность за отсутствие надлежащего оповещения существенно выше, чем обычные кадровые штрафы.
Воинский учет относится к тем направлениям, где ошибка может оказаться заметно дороже стоимости организации нормальной системы учета.
Непредставление необходимых сведений
По статье 21.4 КоАП РФ непредставление или несвоевременное представление должностным лицом организации сведений, необходимых для ведения воинского учета, может повлечь штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
Неоповещение о повестке
Если организация не оповестит работника о поступившей повестке либо не обеспечит возможность его своевременной явки, статья 21.2 КоАП РФ предусматривает штраф:
для должностного лица — от 40 000 до 50 000 рублей;
для юридического лица — от 350 000 до 400 000 рублей.
Сведения для первоначальной постановки на учет
Нарушение установленной обязанности по представлению списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, в предусмотренных законом случаях влечет по статье 21.1 КоАП РФ штраф:
для должностного лица — от 40 000 до 50 000 рублей;
для организации — от 350 000 до 400 000 рублей.
Нарушения при мобилизации
Отдельная ответственность предусмотрена за неисполнение обязанностей по обеспечению оповещения и явки граждан при мобилизации.
По статье 19.38 КоАП РФ штраф может составить:
для должностного лица — от 60 000 до 80 000 рублей;
для юридического лица — от 400 000 до 500 000 рублей.
Поэтому подход «если придет проверка — тогда и восстановим документы» создает для организации совершенно ненужный риск.
Первая распространенная ошибка — организация вообще не ведет воинский учет, полагая, что эта обязанность существует только у государственных учреждений или крупных предприятий.
Вторая — учет формально создан несколько лет назад, но сведения с тех пор не обновлялись.
Третья — карточки заполнены, однако сообщения о приеме и увольнении работников в военкомат не направляются.
Четвертая — сведения направляются не в тот военный комиссариат либо без контроля подтверждения их отправки.
Пятая — кадровая служба использует старые формы документов и памятки, не учитывая изменения законодательства после 2023 года.
Шестая — организация смешивает воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе. Это связанные, но юридически не тождественные направления работы. Наличие или отсутствие бронирования не отменяет обязанности вести общий воинский учет работников.
Седьмая — ответственность за военно-учетную работу существует только «на бумаге»: сотрудник назначен приказом, но не понимает порядок действий и не контролирует сроки.
1. Определить круг работников, подлежащих воинскому учету.
Сверить кадровый состав, возраст, пол, наличие военно-учетных специальностей и документы работников.
2. Проверить назначение ответственного лица.
Должно быть понятно, кто отвечает за военно-учетную работу и кто исполняет эти обязанности в период отсутствия основного сотрудника.
3. Проверить карточки формы № 10.
Карточки должны быть сформированы на всех работников, подлежащих учету, и содержать актуальную информацию.
4. Сопоставить приемы и увольнения со сведениями, отправленными в военкоматы.
Особое внимание следует уделять пятидневному сроку.
5. Проверить изменения персональных и военно-учетных данных.
Адрес, образование, семейное положение, подразделение, должность и иные значимые сведения должны своевременно обновляться.
6. Проверить ежегодные сверки.
Необходимо подтвердить как сверку с документами работников, так и сверку с военными комиссариатами.
7. Проверить порядок работы с повестками.
У организации должен существовать понятный механизм их регистрации, оповещения работника и подтверждения совершенных действий.
8. Проверить архив отправленных документов.
Следует сохранять доказательства направления сведений: исходящие номера, почтовые документы, электронные квитанции, подтверждения приема и другие документы.
Такой аудит позволяет увидеть реальное состояние учета значительно лучше, чем наличие одной папки с названием «Воинский учет».
Самая плохая стратегия — продолжать ничего не делать из опасения, что восстановление учета само по себе привлечет внимание.
Если организация обнаружила проблему, разумнее провести внутреннюю инвентаризацию и последовательно привести учет в порядок.
Необходимо определить сотрудников, подлежащих учету, собрать и проверить военно-учетные сведения, назначить ответственное лицо, сформировать карточки формы № 10, установить, какие сведения должны быть переданы военным комиссариатам, и организовать дальнейший контроль сроков.
При большом количестве работников такую работу желательно проводить не хаотично, а по заранее составленному реестру: работник — статус — военкомат — документы — дата последней сверки — необходимые действия — срок исполнения.
Тогда восстановление учета превращается из бесконечного поиска документов в управляемый процесс.
